Starten Sie ihre digitale Transformation

Wie wichtig Digitalisierungsprozesse für Unternehmen sind, die wettbewerbsfähig bleiben und zukunftsweisend agieren wollen, ist nicht erst seit zwei Jahren bekannt. Umso schonungsloser zeigte u.a. die Etablierung des Homeoffice, wie weit die digitale Transformation im Unternehmen vorangeschritten ist.

Täglich nutzen Mitarbeiter:innen unterschiedliche Standard-, Branchen- oder individuelle Softwaretools als Desktop- oder Cloud-Lösung, die in Teilbereichen erfolgreich funktionieren. Dazu gehören:

  • ERP (SAP, ORACLE, Microsoft Dynamics, …)
  • CRM (Salesforce, HubSpot, Zoho, …)
  • CMS/DXP (Drupal, TYOP3, Sitefinity, …)
  • Collaboration (MS Office/ O365, Teams, Adobe, …)
  • ITSM (servicenow, Atlassian, Appian, …)
  • Branchenlösungen für HR, Sales, Jura, …

Allein für das Marketing gibt es mehr als 8.000 unterschiedliche Softwarelösungen (Chiefmartec.com) und in Hub Spot lassen sich mittlerweile mehr als 1.000 zusätzliche Apps integrieren.

Wie viele unterschiedliche Lösungen nutzt Ihr Unternehmen?

Resultate und Hindernisse: 

Parallel gepflegte Datenpools und nicht verknüpfte Stammdaten führen zu Unübersichtlichkeit und personellem Mehraufwand. So verteilt sich das prozedurale und fachliche Wissen über mehrere Mitarbeiter:innen und Bereiche. Workflows funktionieren nicht automatisiert End-to-End, sondern benötigen manuelle Pflege.  Die Folgen: Steigende Fehlerquoten und veraltete Prozesse unterbinden die Flexibilität und Effizient des Unternehmens.

Um die Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten oder anzustreben, ist die Zusammenführung der Systeme ein wichtiges Ziel.

Die digitale Transformation Ihrer Prozessen führt Sie zu diesem Ziel. Denn durch Prozessautomatisierung werden getrennte Daten synchronisiert und so gezielt Workflows automatisiert.

Lassen Sie sich auf dem Weg zur Digitalisierung nicht ausbremsen durch …

  • die Befürchtung, der Betrieb würde durch die Einführung einer All-in-One-Lösung über Jahre lahm gelegt.
  • die Angst, Ihre eigenen Nutzer:innen und Kund:innen abhängen zu können.
  • die Sorge, eine schlechte Verknüpfung könnte noch mehr Fehler zu generieren und Sie müssten letztlich an Datenqualität einbüßen.
  • den Verdacht, dass auch große Systeme nicht alle Probleme lösen können (80% Lösung).

Gemeinsam durchstarten – wir realisieren die digitale Transformation

Technische Zusammenführung und digitale Prozessgestaltung – mit einem User Interface, das nicht nur Datenqualität, sondern auch eine gute User Experience ermöglicht.

Ihr Vorteil:

Mit einem einheitlichen User Interface wird eine einfache Bedienung für alle Beteiligten gewährleistet. Auch bei komplexen Workflows bleibt der Prozess nachvollziehbar.

So funktioniert’s:

Wir nutzen Schnittstellen zwischen Systemen und bauen Brücken zwischen diesen. So erhalten Sie nicht noch ein zusätzliches System, das gewartet werden muss, sondern ein Tool, das eine Verbindung zwischen bestehenden Lösungen herstellt.

So gestalten wir das Projekt:

1

Stakeholder-Workshop: Analyse des Ist-Stands & Zielbild formulieren

2

Vorstellung der Einzelsysteme

3

Ableitung eines Integrationskonzepts

4

Erstellung eines Backlogs für den Integrationsprozess

5

Start der technischen Integration*

6

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* Zum Start der technischen Integration überprüfen wir, ob die Planung eines MVPs (Minimum Viable Product) sinnvoll ist, erstellen ein Interaktionskonzept, beginnen eine iterative Testung, implementieren und führen letztlich das System ein.

Wir sind Ihr Erfolgsteam

Wir sind nicht nur Spezialist:innen für digitale Transformationen, sondern pflegen seit vielen Jahren eine dauerhafte Partnerschaft. Wir blicken auf:

  • dutzende gemeinsame Projekte
  • gemeinsame Awards
  • aufeinander abgestimmte Prozesse
  • keine Koordination durch Sie

Unser Team von BAYOOTEC ist spezialisiert auf Digital Experience Services für vornehmlich große, mittelständische Unternehmen und internationale Konzerne. Wir arbeiten mit den marktführenden Technologien wie Sitecore, Sitefinity, Drupal, Magento oder .Net im Enterprise Software Umfeld.

Die Entwicklung und der Support unserer Softwarelösungen erfolgen ausschließlich in Deutschland durch qualifizierte Mitarbeiter:innen unseres Hauses. So können wir Sie bei Ihrem Projekt von Anfang an persönlich begleiten und beraten. Sie schildern uns Ihre Vision und wir liefern Ihnen die Lösung. Mit konkreten Maßnahmen und den richtigen Technologien führen wir Sie nachhaltig zum Ziel. Nicht nur heute, sondern auch in Zukunft.

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Die Custom Interactions GmbH ist eine ausgezeichnete Data Driven UX Design Agentur (3DUX®-Agentur), die sich auf die Gestaltung von einfach zu bedienenden und begeisterten User Interfaces spezialisiert hat. Um sicherzustellen, dass die User Interfaces tatsächlich zu den Bedürfnissen und Anforderungen der Nutzer passen, setzt Custom Interactions alle Projekte nach dem 3DUX®-Ansatz um. Der 3DUX®-Ansatz entwickelt User Interfaces iterativ in einem Wechselspiel aus User Research und User Interface Design weiter. Somit erhalten wir durch die Befragungen und Beobachtungen Ihre Kunden Informationen und entwickeln daraus Personas und Use Cases, die auf dem wirklichen Verhalten und den tatsächlichen Bedürfnissen Ihrer Nutzer fundieren. Mit Custom Interactions haben Sie einen Partner, der Sie vom
Test der ersten Idee durch Zeichnungen, einfachen, codefreien Prototypen und Nutzerbefragungen bis zum optisch fertig gestalteten Clickdummy, den Ihre Entwickler ‘nur noch’ umsetzen müssen,
unterstützt.

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Wir bauen auf Erfahrung – unsere Erfolgsgeschichten

Best Practices

#1

Ein weltweit tätiges Unternehmen der Konsumgüterindustrie berechnet quartalsweise Kennzahlen zu bestimmten Kund:innen, die es für weitere Prozesse benötigt. Für diese Berechnungen mussten Daten aus verschiedenen Quellen (u.a. SAP) manuell und zeitintensiv aufbereitet werden. Die Zusammenstellung erfolgte durch wenige, routinierte Mitarbeiter:innen. Zudem bauten die Berechnungen der Datenmengen auf unterschiedlichsten Excel-Sheets auf.

Das Problem

Diese manuellen Prozesse ließen sich von neuen Mitarbeiter:innen nicht ohne Erklärung und intensive Einarbeitung nutzen. Bei Ausfällen, war es extrem aufwändig, neue Personen einzuarbeiten. Die ad-hoc-Übernahme von Aufgaben war nicht möglich, was die Auszahlung der Kompensationen verzögern konnte bzw. die Fehlerrate erhöhte. Ziel war es, diese manuell aufwändige Tätigkeit so weit zu automatisieren, dass jede:r Mitarbeiter:in die Berechnung der Kennzahlen nach kurzer Einarbeitung durchführen kann.

Die Lösung

Die Automatisierungslösung leitet heute Mitarbeiter:innen mit aufgabenorientiert strukturierten und eindeutig beschrifteten Eingabeoberflächen durch den gesamten Prozess – eine starke Verbesserung der Usability und User Experience. Alle relevanten Daten sind in einer Datenbank zusammengeführt, auf die die Mitarbeiter:innen über eine Applikation zugreifen. Die Grenzen von SAP sind überwunden, die bisherige Fehlerrate durch manuelle Bearbeitung minimiert sowie die Anlernzeit drastisch reduziert.

Zudem sind der Status und die Kommunikation mit den Kund:innen jederzeit einsehbar. Die neue technische Umsetzung ermöglichte zudem die Integration eines modernen Rechtesystems, sodass auch die Datensicherheit erhöht werden konnte.

#2

Ein Industrie-Unternehmen hat in verschiedenen europäischen Ländern unterschiedliche Verträge mit multi-nationalen Kund:innen vereinbart. Diese Verträge sollten möglichst einheitlich gepflegt werden, damit sich finanzielle Kennwerte berechnen und vergleichen lassen.

Das Problem

Bisher wurden Daten für die Auswertung in Excel-Dateien erfasst, die komplex, kaum zu durchschauen und zu bearbeiten waren. Es fehlten einheitliche Formate und vergleichbare Kennziffern.

Die Lösung

Die Automatisierungslösung führt Mitarbeiter:innen heute durch die Pflege der Verträge. So wird sichergestellt, dass alle für die Kennzifferberechnung erforderlichen Daten bequem und vollständig eingegeben werden. Alle Vertragsdaten lassen sich in der Applikation direkt hochladen. Nach der Dateneingabe berechnet die Lösung detailliert und automatisiert alle festgelegten Kennziffern, und bezieht dabei auch Vertragsbedingungen ein, die der Konsumgüterhersteller länderübergreifend vereinbart hat. Alle Kennziffern lassen sich einfach auf verschiedene Zeiträume und Regionen herunterbrechen.

Durch die Automatisierung des Berechnungsprozesses ist die Fehlerrate auf ein Minimum gesunken. Gleichzeitig wurde die Usability und User Experience stark erhöht. Es konnten zudem unterschiedliche Vertragsbedingungen mit demselben Kund:innen in verschiedenen Ländern identifiziert werden.

Durch die neue Lösung lassen sich geänderte Vertragsbedingungen ad hoc in Berechnung der Kennziffern aktualisieren. Dies hilft auch, Konflikte in den Geschäftsbeziehungen zu vermeiden.

#3

Bis wann reichen die Lagerkapazitäten bestimmter Produkte aus? Und wann werden Kund:innen über die Lieferung Ihrer bestellten Produkte informiert? Wenn Unternehmen Bestellungen und Lagerkapazitäten tagesaktuell auswerten, können sie genauere Prognosen über den Bedarf an Produkten erstellen, Kapazitäten für den Versand genauer steuern und Kund:innen proaktiv über Lieferzeitpunkte informieren.

Das Problem

Bisher bot SAP für die Antwort auf solche Fragestellungen keine passenden Auswertungen. Daher mussten Mitarbeiter:innen Daten aus verschiedenen Systemen manuell zusammenstellen, um diese Informationen zu berechnen.

Die Lösung

Eine neue Lösung importiert on demand Daten aus SAP, mit denen die Applikation Kennzahlen für den Bedarf einzelner Produkte sowie vorhandene Lagerkapazitäten berechnet. Die Daten werden in leicht verständlichen tabellarischen und grafischen Auswertungen übersichtlich dargestellt.

Zuständige Mitarbeiter:innen können für die Datenanalysen verschiedene Filtermöglichkeiten einstellen, um die genaue Fragestellung exakt zu beantworten. Zudem generiert das System automatisiert E-Mails, mit denen interne Teams über Bedarfe und Kund:innen über den Lieferstatus informiert werden.

#4

Welche Preisliste gilt für welche:n Kund:in und wie lange ist sie gültig? Wer im B2B-Geschäft hunderte Kund:innen zählt, muss jederzeit wissen, welche Preislisten gerade aktuell sind. Bisher haben sich Mitarbeiter:innen eines globalen Konsumgüterherstellers diese Informationen aus einer Vielzahl verteilter Excel-Dateien manuell zusammen gesucht.

Das Problem

Abgleiche zwischen den Excel-Dateien waren mühsam, teilweise nicht möglich und sehr fehleranfällig. Auch der Datenabgleich mit SAP war zeitintensiv. Stammdatenfehler waren nur schwierig zu finden.

Ziel der Überarbeitung war es, manuelle Preislistenarbeit zu vereinfachen, indem die Datenquelle für die Preislisteninformationen auf eine beschränkt wurde. Zudem sollte die aufwendige Arbeit aus Nutzer:innensicht stark vereinfacht und somit die Usability und User Experience erhöht werden.

Die Lösung

Heute werden Excel-Dateien nur noch aus einer Quelle erstellt und on demand in die angeschlossenen Systeme hochgeladen. Je nach Kund:in erstellt die Lösung automatisiert individuelle Downloads und Formate der Preislisten und -inhalte.

Änderungen an Preislisten sind farblich markiert, was die Beratung der Kund:in vereinfacht und die Usability erhöht. Die Preislistendaten werden automatisiert mit den SAP-Stammdaten abgeglichen.

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