Spätestens seit Beginn der Corona-Pandemie steht die Digitalisierung im Fokus. Laut einer Umfrage von Camunda sieht fast jeder (97%) der befragten IT-Führungskräfte in Deutschland, den USA und Großbritannien Prozessautomatisierung als Dreh- und Angelpunkt für die digitale Transformation.
Datenflut und Datenheterogenität
Auch wenn Automatisierung als nächster entscheidender Schritt zu effizienteren Prozessen gilt, treten viele Unternehmen bei diesem Thema in wesentlichen Bereichen auf der Stelle. Zwar schwimmen sie zunehmend in Daten, drohen aber in diesen Daten aufgrund fehlender Systemintegration zu ertrinken. Die Flut an Datenquellen sowie die Heterogenität von Datenformaten der einzelnen Systeme lässt sich nur gewinnbringend nutzen, wenn sie mit hohem manuellem Aufwand in die benötigten Datenformate umgewandelt und den jeweiligen Systemen bereitgestellt werden. Die immer wiederkehrenden, manuellen Tätigkeiten fressen Zeit, kosten Geld und hängen vom Know-how einzelner Personen ab.
Risiko Vendor-Lock-in
Einige Unternehmen versuchen ihre Software-Inseln mit übergreifenden Lösungen zu harmonisieren. Dafür müssen sie allerdings ihre bisherigen Investitionen in die Experten-Systeme abschreiben und viel Geld in die neue Mega-Software stecken. Das Problem fehlender Datenschnittstellen und Datenformate ist damit gelöst. Doch trotz großer Funktionsumfänge ersetzt eine solche Lösung kaum alle Experte-Systeme. Dazu kommt der Nachteil eines Vendor-Lock-ins sowie geringer Flexibilität.
Brücken zwischen Software-Inseln bauen
Eine Alternative ist, einen Brückenbauer die Datenverbindungen bauen zu lassen. Damit bleiben Unternehmen maximal flexibel. Sie müssen nur die Inseln verbinden, deren Daten für die Automatisierung von Prozessen notwendig sind. Sie können bei Bedarf jederzeit neue Brücken zwischen vorhandenen Applikationen bauen oder neue Inseln über Brücken verbinden. Ein positiver Nebeneffekt: Unternehmen können mit Minimum Viable Products (MVP) klein beginnen und die Automatisierungspotenziale ausloten. Sie binden sich nicht an einen einzigen Tool-Anbieter, sondern bauen Brücken sukzessive nach Bedarf, dem größten Einsparpotenzial und im Rahmen der finanziellen Möglichkeiten.
So lassen sich repetitive, manuelle und zeitintensive Tätigkeiten nach und nach durch Softwareroboter automatisieren. Studien gehen davon aus, dass diese Robotic Process Automation (RPA) rund die Hälfte aller Prozesse in Unternehmen automatisieren können. RPA-Technologie kann mit Unternehmenssoftware wie ERP-Systemen, Experten-Software oder Servicemanagement-Tools navigieren und nutzt dabei die Benutzeroberflächen der Anwendungen wie ein Mensch. Ein Vorteil von RPA sind geringere Prozesskosten. Die Erfahrung zeigt, dass durchschnittliche Kosteneinsparungen von 30 Prozent erzielt werden. Zudem müssen bestehende IT-Systeme nicht ersetzt werden, da sich RPA-Bots mit den vorhandenen Systemen nutzen lassen.
Ekaterina Ruzhekova
Ingo Schmall